Plánujete otvorenie nového gymu alebo iného špotového zariadenia? Chcete oživiť zabehnutý gym, zjednodušiť prácu vašim zamestnancom a zároveň priniesť vašim klientom niečo nové? A nezabúdajte taktiež na seba, benefity pre vašich zamestnancov a klientov určite nezaškodia, no ten kto by mal vo výsledku zo zavedenia alebo zmeny administračného systému najviac profitovať ste vy - majiteľ alebo manažér fitness centra.
Ako sa teda správne rozhodnúť? Ktorý zo všetkých ponúkaných softvérov je ten ideálny? No, za nás je odpoveď jasná, u vás už to však asi také jednoduché nebude a preto sa vám pokúsime poskytnúť informácie na ktoré by ste sa pri rozhodovaní o novom softvéri mali sústrediť.
Členské karty a identifikácia
Pri výbere softvéru pre vaše športovisko si zistite, aké možnosti identifikácie daný softvér poskytuje. Štandardne sa naprieč softvérmi používajú rôzne identifikátory, ktoré vám pomôžu výrazne zrýchliť odbavenie klienta. Najčastejšie prenosné identifikátory sú karty, či už čipové, s čiarovým alebo s QR kódom alebo rôzne varianty čipových príveskov či kľúčeniek. Každý lepší softvér dokáže zabezpečiť načítanie týchto identifikátorov no niekde je identifikácia jednoduchšia ako inde. Ak sa bližšie pozrieme na jednotlivé typy identifikácie, zistíme že potlačené QR/Čiarové kódy sú veľmi jednoducho falšovateľné. Stačí ak si niekto odfotí kartu s kódom a systém nedokáže rozoznať, či sa jedná o držiteľa karty. S čipovými kartami je to o čosi zložitejšie. Aj keď duplikácia možná je, vyžaduje technické znalosti a odradí väčšinu bežných používateľov. Najbezpečnejšia je identifikácia pomocou mobilnej aplikácie, v ktorej musí byť pre evidenciu vstupu používateľ prihlásený. Stále môže poskytnúť prihlasovacie údaje svojmu kamarátovi, no je to skôr rarita a navyše - systém by mal v aplikácii vedieť definovať ďalšie pravidlá a bezpečnostné prvky, čo pri fyzických identifikátoroch možné nie je.
V prípade použitia kariet je dobré vyskúšať si systém v praxi. Načítavanie kódov alebo čipových kariet sa naprieč systémami môže líšiť - dbajte na to či pre načítanie karty nemusíte robiť žiadne zbytočné prekliky navyše (najmä u webových aplikácií). Načítanie by malo prebehnúť iba priložením karty, bez nutnosti kdekoľvek klikať. Pri prvotnej práci so systémom vám to možno otravné nepríde, vžijte sa však do vašich zamestnancov a skúste si to urobiť 200x počas dňa. Čítačka čipových kariet taktiež nemusí byť iba čierna krabička - môže slúžiť aj ako informačný panel pre vašich zákazníkov, kde majú možnosť dozvedieť sa viac detailov o svojom cvičení, permanentkách či rezerváciách. Zvážte taktiež či daný softvér poskytuje viacero možností identifikácie v prípade poruchy alebo výpadku zariadenia - pretože nie je otázkou či sa niečo pokazí, ale kedy.
Mobilná aplikácia pre vašich klientov
Stáva sa takmer štandardom že softvéry poskytujú využitie mobilnej aplikácie pre klientov športových centier. Mobilná aplikácia dokáže zvýšiť angažovanosť klientov, zjednodušiť prácu na recepcii a priniesť používateľom zaujímavé informácie. Zjednodušene sa možete stretnúť s dvomi druhmi mobilných aplikácií:
- Aplikácia s názvom vášho gymu priamo v obchodoch (vo väčšine prípadov tzv. white-labeling). Zväčša ide o kópiu predpripravenej aplikácie poskytovanú vývojárom softvéru, v ktorej sa zmenia iba základné informácie, fotografie či farebná schéma. Pri výbere softvéru počítajte s tým, že aj keď budete mať aplikáciu uvedenú pod vlastným názvom gymu, stále však pôjde o duplikát aplikácie, ktorú nájdete v množstve iných gymov. Navyše sa častokrát za spustenie aplikácie platia dodatočné poplatky, nakoľko je potrebná úprava a dodatočné akcie zo strany poskytovateľa. Pokiaľ si zvolíte túto variantu, informujte sa u vášho poskytovateľa, ako je to s aktualizáciami - častokrát sme sa v spojení s touto formou stretávali s tým, že sa od nasadenia aplikácie zmeny vykonávajú len zriedka.
- Aplikácia od poskytovateľa softvéru je častokrát spojená s možnosťou personalizácie podobne, ako je to u vašej vlastnej aplikácie. Táto varianta býva zväčša úplne zdarma poskytovaná prevádzkovateľom softvéru, je oveľa jednoduchšie ju spravovať, pravidelne aktualizovať a pridávať nové funkcie. Jedinou nevýhodou tejto varianty sa môže javiť fakt, že si klient nesťahuje aplikáciu s názvom jeho gymu ale služby, ktorú využíva. Ak má však daná služba vybudované dobré meno a je dostatočne rozšírená, môže to motivovať najmä nových klientov, ktorí aplikáciu môžu poznať z iných prevádzok.
Hlavné parametre služby
Aj keď sa v tomto článku nebudeme do podrobna venovať jednotlivým funkciám, v priebehu času sme dokázali identifikovať hlavné potreby športovísk. Každé športovisko má individuálne požiadavky a možno pre vás nie sú niektoré z parametrov dôležité, je však dobré informovať sa u plánovaného poskytovateľa softvéru, aké sú možnosti. Možno budete funkcie potrebovať v budúcnosti a naozaj nechcete meniť softvér len kvôli tomu, že nedokáže pokryť požiadavky pre úspešnú expanziu alebo rozšírenie ponúkaných služieb. Hlavnými kategóriami na ktoré by ste sa pri výbere mali pozerať sú:
- Správa klientov a permanentiek
- Obmedzené prístupy a nastavenia používateľských účtov resp. správa a kontrola zamestnancov
- Evidencia predajov, skladového hospodárstva
- Možnosti napojenia externých služieb (platobná brána, platobný terminál, rôzne benefitové karty, komunikácia s harvérom a iné..)
- Možnosť autonómneho fungovania (prístupové zámky, turnikety)
- Rezervačný systém
- Jednoduchý a intuitívny design s jasne definovaným rozložením (myslite na to že so systémom budete pracovať nonstop)
- Exporty, výstupy, štatistiky a kontrola
Z menej potrebných no pre pohodlné fungovanie veľmi nápomocných funkcií by sme dali do pozornosti:
- Evidenciu skriniek
- Previazanosť jednotlivých častí systému
- Online prezentácia - váš softvér nemusí byť neviditeľný, pokiaľ máte silného partnera, môžete zo vzájomnej propagácie benefitovať obaja
- Funkcie pre vašich klientov - zabehnuté systémy disponujú dostatočným množstvom dát, ktoré sa dajú spracovať tak, aby priniesli prospešné informácie nie len vám, ale aj vaším klientom
- Funkcie pre odbremenenie pravidelných akcií - či už sú to podpisy zmlúv, fakturácia, automatické exporty a iné
- Vernostné funckie pre vašich zákazníkov
- Lokalizácia (viacjazyčnosť) pre zahraničných klientov
Ako bonusovú kategóriu na ktorú vám odporúčame zistiť od vášho plánovaného poskytovateľa systému je tzv. konkurenčná výhoda. Zistite si, čím je softvér unikátny a čím sa odlišuje od ďalších desiatok služieb, ktoré sú na trhu dostupné. Ak vám na toto poskytovateľ nebude vedieť dať odpoveď, je to známka toho že buď nemá dobre zmapovaný trh, dlhodobo stagnoval alebo je služba iba kópia iných systémov.
Kúpiť, predplatiť či vyvinúť?
Na česko-slovenskom trhu narazíte na 3 (možno 4) rôzne varianty softvérov pre fitness a to je kúpa, predplatné alebo vývoj vlastného softvéru. Štvrtá varianta je bonusová!
- Poďme sa porozprávať najskôr o variante Kúpiť. Pre tých z vás, ktorí ste si softvér zakúpili jednorázovo s tým, že už "budete mať pokoj", možno ste aj sami zistili že to nie je celkom pravda. Ak by sa aj vývojárom podarilo vyvinúť ultra-nadčasovú aplikáciu, o 5 rokov to už bude neaktuálne a vy budete mať síce zbehnutý softvér, no v mnoha ohľadoch zastaralý a neaktuálny - či už vizuálne alebo funkčne. V tom lepšom prípade si budete môcť dokupovať rôzne licencie a aktualizácie, v tom horšom už na softvér žiadnu aktualizáciu nedostanete. Čo je však v tejto variante najnebezpečnejšie je "Ilúzia utopenej investície" - ak by ste chceli kedykoľvek v budúcnosti riešiť prechod na niečo lepšie, stále budete mať pocit, že ste vlastne už raz investovali dosť peňazí, budete zmenu brať ako utopenú investíciu a môže vás to blokovať v možno pozitívnej zmene. Treba však podotknúť že v tejto fráze je dôležité slovo "ilúzia" a zmena k lepšiemu je na nezaplatenie.
- Ak nie kúpiť, tak Predplatiť? Pri predplatenej aplikácii platíte väčšinou len malú čiastku z toho, čo by ste zaplatili jednorázovo pri variante kúpiť - a pokiaľ si ešte navyše vyberiete spoľahlivého poskytovateľa, budete mať každý mesiac nové funkcie a možnosti. Váš poskytovateľ by mal reagovať na spätnú väzbu od zákazníkov no zároveň proaktívne sledovať dianie vo fitness odvetví a zapracovávať nové funkcie. Väčšina aplikácií prechádza práve na model predplatného a to z dobrého dôvodu - zákazník má za zlomok ceny prístup k oveľa väčšiemu množstvu funkcií a poskytovateľ má motiváciu softvér udržiavať a aktualizovať. Neexistuje tu pojem "Ilúzia utopenej investície" ako v bode č. 1 nakoľko najčastejšie platíte za softvér mesačne/kvartálne a to relatívne nízke sumy. Ostávajú vám tak aj možnosti pre prechod a inováciu do iného riešenia v budúcnosti.
- Kúpiť softvér nechcete, predplatiť taktiež nie - tak v tom prípade si ho možete (nechať) vyvinúť, alebo aj inak, Kúpiť aj predplatiť. Pokiaľ u vás peniaze alebo čas nie sú problém, nájdete si softvérovú firmu, ktorá vám vyvinie vašu vlastnú aplikáciu so všetkým presne tak, ako si to predstavujete. Pozriete si konkurenčné softvéry a zistíte, že mnoho z vecí ktoré poskytujú vlastne ani nepotrebujete a že váš nový systém bude jednoduchý, prehľadný a na mieru presne pre váš gym. Avšak tento, za nás jeden z najnešťastnejších spôsobov je vlastne spojením bodov kúpiť aj predplatiť, nakoľko najskôr musíte investovať mnoho peňazí do úvodnej analýzy a vývoja, následne musíte softvér zaťažiť reálnym behom kde sa v tom lepšom prípade ukáže mnoho chýb (v tom horšom sa vám ukážu keď už si myslíte že vývoj nepotrebujete a firma ktorá vám softvér vyvíjala má celovíkendový teambuilding). A po vyladení chýb nastáva fáza predplatiť, takže ak nechcete aby vaša novo fungujúca appka zaspala dobu, budete ďalej platiť udržiavanie a ďalší vývoj aplikácie a nikdy nekončiace úpravy a zmeny.
- Pozor však ešte na poslednú variantu! Pri hľadaní softvérov pre váš gym možno narazíte aj na variantu Kúpiť a predplatiť - a to bez vývoja softvéru. Z akéhosi dôvodu nám v tomto odvetví ostal u niektorých poskytovateľov zlozvyk, že si máte softvér zakúpiť a následne ešte platiť akúsi "údržbu". Pokiaľ sa stretnete s touto variantou, dvakrát si overte cenník, dôkladne si preštudujte zmluvu a informujte sa o všetkých poplatkoch aby ste neboli pri prvej faktúre nemilo prekvapení.
Chcete mať kľud a nechcete investovať veľa peňazí? Predplaťte. Máte veľa peňazí, času a chuť stráviť mesiace či roky vývojom? Vyvíjajte. Výrazne nedoporučujeme softvér iba Kupiť a už vôbec nie aj Kúpiť, aj predplatiť.
Naše stanovisko v skratke?
Cena, zmluva a popularita riešenia
Cena za využívanie softvéru je jedným z kľúčových parametrov najmä pre menšie prevádzky. Ako všade inde, aj tu platí pravidlo za málo peňazí, málo muziky. Neznamená to však nutne že poskytovateľ nemôže mať šikovne vyriešené úrovne predplatného. Určite však buďte maximálne obozretní najmä pri jednotných alebo príliš nízkych cenách. V súčasnosti by už malo byť pravidlom, aby mal poskytovateľ cenník transparentne uvedený na webe, aby sa v budúcnosti zamedzilo špekuláciám či neželaným poplatkom. Zmluvná viazanosť a prípadné pokuty by pri podobných službách mali byť taktiež už iba prežitkom dávnych dôb. V prípade že sa pre niektoré z riešení rozhodete, uistite sa že sa v zmluve neobjavilo niečo, čo vopred nebolo transparentne komunikované.
Pokiaľ má poskytovateľ na svojich webových stránkach uvedený zoznam partnerov, prípadne ste na dané riešenie narazili niekde inde (môžu to byť spriateľené fitness centrá alebo iba fitness centrá z vášho okolia), sú to všetko pozitívne ukazatele kvalitného riešenia. Dajte si tú námahu a prejdite si aspoň okrajovo hodnotenia používateľov a zamerajte sa najmä na často sa opakujúce problémy. Ak by ste chceli pátrať hlbšie, pozrite si z verejných zdrojov históriu firmy prevádzkujúcej dané riešenie či finančné ukazovatele.
Pár tipov na záver
- Vyrazte na cesty, naozaj! Dobrý softvér by nemal byť problém nájsť v každom väčšom meste a ak má dané riešenie transparentne zobrazených partnerov, môžete navštíviť gym v ktorom využívajú práve softvér, ktorý máte v hľadáčiku. Možno budete mať šťastie, získate nové kontakty a neoceniteľné skúsenosti s reálnym fungovaním zvažovaného riešenia.
- Dohľadajte si názory iných používateľov na internete. Najlepšie získate všeobecný prehľad ak si prečítate recenzie na Googli, sociálnych sieťach, obchodoch Google Play a App Store alebo na rôznych fórach. Skontrolujte si históriu firmy prevádzkujúcej dané riešenie, verejné finančné ukazatele alebo komunikáciu majiteľov v prípade negatívnych recenzií.
- Naozaj si softvér najskôr vyskúšajte! Väčšinou začiatok využívania znamená, že sa vám najbližšie roky nebude chcieť nič meniť, tak aby to neboli roky trápenia. Z vlastných skúseností vieme, čo pre majiteľov znamená prechod z iného systému (a to aj napriek tomu, ako veľmi sa im to snažíme uľahčiť😊)
- Pri testovaní dbajte najmä na to, či pri používaní nevznikajú zvláštne chyby. Dobrým pravidlom je, že najčastejšie pristupované dáta by ste mali mať k dispozícií do 1 sekundy pri bežnom pripojení. Taktiež počítajte s tým, že budete vy a vaši zamestnanci so softvérom pracovať denno denne a čo si budeme - sme v roku 2024 a na vizuále naozaj záleží. Keď je systém logicky usporiadaný a vyzerá k svetu, práca vám pôjde od ruky.
- Zistite si, či sa budete mať na čo alebo na koho obrátiť v prípade problémov, pretože nie je otázka či nastanú, ale kedy. Znalostná báza formou nápovedy, telefonický alebo online support je naozaj na nezaplatenie.
- Pokiaľ je to možné, zistite si aj históriu zmien - každý lepší softvér by mal nejakým spôsobom zaznamenávať a poskytnúť používateľom informácie, aké funkcie pribudli a čo sa zmenilo. Správa softvéru je živý proces a každodenné riešenie aktualizácií a noviniek, takže by ste o tom čas od času mali vedieť.
- A asi posledná rada pre všetkých ktorí zvažujú vlastné riešenie. Skúste si pozrieť ktorýkoľvek zo softvérov a množstvo funkcií ktoré je potrebné riešiť. Myšlienka vlastnej aplikácie je lákavá, no nesmierne časovo nákladná ... a finančne ani nehovoriac. Proces vývoja obdobného softvéru je beh na dlhé roky, akokoľvek jednoducho to môže vyzerať. A navyše, dokončením vývoja to ani zdaleka nekončí.
V tomto článku sme vám chceli zhrnúť aspoň časť toho, čo sme sa za 6 rokov poskytovania softvéru pre športové centrá naučili. Mnoho zaujímavých postrehov odrážajú reálne príbehy našich zákazníkov a problémy, s ktorými sa pri výbere správneho softvéru stretávali.
Prajeme veľa šťastia pri výbere!
